企業(yè)和深圳的展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司合作，最怕的就是溝通不到位——你想要的展臺(tái)風(fēng)格沒(méi)說(shuō)清，對(duì)方理解的功能區(qū)和你想的不一樣，最后落地效果差一截。尤其是參展企業(yè)，展會(huì)時(shí)間緊、成本高，一旦溝通有遺漏，補(bǔ)救都來(lái)不及。

所以，得從一開(kāi)始就把溝通的“網(wǎng)”織密，讓每一個(gè)細(xì)節(jié)都清清楚楚。

下面，【圓桌國(guó)際展覽公司】為大家介紹一下：

1、溝通前先列好“需求清單”

參展企業(yè)在找深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司之前，得先把自己的需求捋明白，最好列成一份“需求清單”。別只說(shuō)“要大氣的展臺(tái)”，得寫清楚：展臺(tái)面積多大、想放哪些展品、需要幾個(gè)功能區(qū)（比如接待區(qū)、演示區(qū)、儲(chǔ)物區(qū)）、有沒(méi)有特殊要求（比如承重、用電）、預(yù)算大概多少、喜歡哪種風(fēng)格（是科技感還是簡(jiǎn)約風(fēng)）。

這份清單越具體越好。比如“演示區(qū)要放3臺(tái)設(shè)備，每臺(tái)需要2個(gè)插座，地面得能承重500公斤”，比“需要一個(gè)演示區(qū)”管用多了。深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司拿到這樣的清單，就知道從哪兒下手，不會(huì)因?yàn)樾畔⒛：共拢瑴贤ǖ牡谝徊骄蜎](méi)了遺漏。

2、溝通時(shí)學(xué)會(huì)“追問(wèn)+復(fù)述”

和深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司開(kāi)會(huì)或?qū)訒r(shí)，參展企業(yè)別光顧著說(shuō)自己的想法，還得學(xué)會(huì)“追問(wèn)”。比如對(duì)方說(shuō)“我們會(huì)做一個(gè)開(kāi)放式展臺(tái)”，你就得問(wèn)“開(kāi)放式是指四面都能進(jìn)人嗎？會(huì)不會(huì)影響內(nèi)部功能區(qū)的布局？”；對(duì)方提到“用環(huán)保材料”，可以追問(wèn)“具體是哪種材料？防火等級(jí)夠不夠？”。

說(shuō)完一輪后，最好再“復(fù)述”一遍對(duì)方的話，比如“剛才您說(shuō)的是，展臺(tái)左側(cè)做接待區(qū)，右側(cè)放展品，頂部用LED屏，對(duì)嗎？”。這樣一來(lái)，要是深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司理解錯(cuò)了，當(dāng)場(chǎng)就能糾正，不會(huì)等到出設(shè)計(jì)圖才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。這種“追問(wèn)+復(fù)述”的方式，能把溝通中的漏洞及時(shí)補(bǔ)上。

3、用“可視化工具”減少誤解

文字描述再詳細(xì)，也不如圖片直觀。參展企業(yè)可以找一些參考圖，比如看到別人家的展臺(tái)有個(gè)不錯(cuò)的接待臺(tái)，就保存下來(lái)發(fā)給深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司，說(shuō)“我們想要類似這種造型的，但顏色換成藍(lán)色”。或者用簡(jiǎn)單的手繪草圖，標(biāo)出功能區(qū)的位置和大小，比光用嘴說(shuō)清楚多了。

給出了初步的深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)效果圖后，參展企業(yè)得逐字逐句看，重點(diǎn)看尺寸、布局、材料這些細(xì)節(jié)。

比如，展覽會(huì)設(shè)計(jì)圖上的接待區(qū)標(biāo)著“2米×3米”，你得想想“這么大夠不夠放沙發(fā)和茶幾？”；看到用“玻璃隔斷”，要確認(rèn)“是不是鋼化玻璃，安全性怎么樣”。有不明白的地方，直接在圖上標(biāo)出來(lái)，讓對(duì)方修改，用可視化的方式溝通，誤解就少了。

4、溝通后及時(shí)“形成書(shū)面記錄”

每次和深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司溝通完，參展企業(yè)都得讓對(duì)方出一份“溝通紀(jì)要”，把聊的內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、待解決的問(wèn)題都寫下來(lái)，雙方簽字確認(rèn)。比如“3月10日確定：展臺(tái)主色用白色和橙色，增加一個(gè)10平米的洽談區(qū)，設(shè)計(jì)圖3月15日修改完成”。

這份記錄很重要，萬(wàn)一后面有分歧，就能拿出來(lái)當(dāng)依據(jù)。別覺(jué)得“口頭說(shuō)好了就行”，時(shí)間一長(zhǎng)，誰(shuí)都可能記混。深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司和參展企業(yè)都拿著書(shū)面記錄，后續(xù)的溝通就有了參照，不會(huì)因?yàn)椤巴酥罢f(shuō)啥”而出現(xiàn)遺漏。

5、分階段溝通，盯緊“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”

展覽會(huì)設(shè)計(jì)不是一次性溝通就能搞定的，得分階段來(lái)。參展企業(yè)可以和深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司約定幾個(gè)“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”：比如第一次溝通需求、出初步設(shè)計(jì)圖、修改后確認(rèn)最終設(shè)計(jì)、開(kāi)始施工、現(xiàn)場(chǎng)搭建。每個(gè)節(jié)點(diǎn)前，雙方都要溝通進(jìn)度和問(wèn)題。

比如，在“出初步設(shè)計(jì)圖”這個(gè)節(jié)點(diǎn)前，參展企業(yè)可以問(wèn)“設(shè)計(jì)圖有沒(méi)有考慮我們展品的尺寸？”；施工階段，要定期讓深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司發(fā)現(xiàn)場(chǎng)照片，看看“材料是不是之前說(shuō)好的那種？進(jìn)度有沒(méi)有滯后？”。盯著這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)溝通，能確保每個(gè)階段都沒(méi)遺漏，不會(huì)到了展會(huì)前才發(fā)現(xiàn)施工錯(cuò)了。

總結(jié)：確保與深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司的溝通無(wú)遺漏

參展企業(yè)和深圳展覽會(huì)設(shè)計(jì)公司溝通無(wú)遺漏，其實(shí)就是“想清楚、說(shuō)具體、多確認(rèn)”。參展企業(yè)把需求列細(xì)、溝通時(shí)多追問(wèn)、用可視化工具輔助、及時(shí)記錄、盯緊節(jié)點(diǎn)，就能讓整個(gè)對(duì)接過(guò)程順順當(dāng)當(dāng)。

畢竟，展臺(tái)是參展的“臉面”，溝通到位了，展臺(tái)才能既符合需求又出彩，參展效果自然差不了。

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